Отгрузка товара

Компании, которые занимаются торговлей, регулярно производят поставки и передачу товаров покупателям. Этот процесс нужно организовать грамотно, уделив внимание безопасности при перевозке и четкому оформлению документов. В статье разберем ключевые этапы отгрузки.

Что такое отгрузка товара

Отгрузка товара — это передача материально-технических ценностей и права собственности на них одним участником сделки другому. Доставку выполняют как силами продавца, так и с помощью компании-грузоперевозчика. И в том, и в другом случае отчуждение прав регулируется условиями договора.

Способы доставки могут быть разными:

• продавец доставляет товар клиенту на собственном транспорте;
• покупатель забирает продукцию своими силами (самовывоз);
• продукцию доставляет транспортная компания — по указанному адресу, например, в магазин или на склад.

Оформление документов

При передаче товаров сторонам важно защитить свои интересы — для этого оформляют документы:

• Организация отгрузки товара подразумевает обязательное заключение договора между покупателем и продавцом.
• Важный этап — подписание акта приема-передачи, в котором содержится детальная информация о товаре: маркировка, вес (с упаковкой и без), цвет, цена, качество и количество, артикул по каталогу.
• Заполнение товарной накладной по установленной форме ТОРГ-12 официально документирует момент передачи товара от одной компании к другой.
• После отгрузки товара продавец выставляет счет-фактуру для оплаты, если договором не предусмотрены другие условия.

Подготовка к передаче товара

Отгрузка товара осуществляется в определенном порядке. Продавец обязан:

• проверить, соответствует ли партия требованиям к качеству;
• упорядочить товары в соответствии с условиями заказа;
• запечатать упаковку таким образом, чтобы обеспечить ее целостность;
• максимально обезопасить груз от возможных повреждений при транспортировке;
• составить список поставляемой продукции, в котором указано распределение товаров по упаковкам.

Качественные и количественные характеристики продукции должны совпадать с данными, указанными в договоре.

Поставка с привлечением транспортной компании

Если перевозку производит внешняя транспортная компания, потребуется выписать соответствующую накладную на эту фирму — только в таком случае она сможет официально произвести отгрузку товара. Для правильного заполнения транспортной накладной необходимо указать следующие данные:

• Транспортные номера и маркировки грузовых машин.
• Полное название перевозимого груза с указанием его характеристик.
• Точные координаты начальной и конечной точки перевозки.
• Информацию о компаниях-отправителях и получателях груза.
• Другие детали, включая особенности соглашения на перевозку.

Если груз хрупкий или скоропортящийся, особые условия хранения и транспортировки тоже фиксируют в накладной. Перед подписанием документ проверяют — недочеты могут вызвать вопросы у налоговой инспекции. Расходы на транспортировку могут не признать, и тогда невозможно будет сделать вычет по НДС.

Обратите внимание: если перевозка осуществляется несколькими машинами, на каждую потребуется оформить отдельную накладную.

Приемка товара

Когда производится отгрузка товара клиенту, он принимает груз, проверяет его качество и комплектность. Стандартные шаги:

• сверить полученную продукцию с данными в накладной;
• определить расхождение фактически поставленного груза и данных, указанных в документах (если есть);
• подписать накладную;
• передать документы бухгалтеру, который ведет учет товара.

В пути часть груза может оказаться испорчена, повреждена или утрачена. Поэтому важно проверять товар и прописывать условия отгрузки в документах. Ответственность за сохранность и целостность груза в дороге берет на себя перевозчик, и если повреждения возникли по его вине, он обязан компенсировать возникший ущерб.

Что делать, если есть расхождения

Расхождения по числу единиц поставленного товара с данными, указанными в акте, могут возникать по разным причинам: из-за ошибки при загрузке, нарушения условий транспортировки и так далее. Типичные примеры расхождений, возникающих при приеме и отгрузке товара:

• Недопоставка — поставлено меньшее количество продукции, чем оговорено документами.
• Излишки — продукции поставлено больше, чем предусмотрено договором.
• Пересортица — по одним позициям товарного списка продукции поставлено больше нужного, а по другим позициям — не хватает.

Порядок действий при расхождениях обычно прописан в договоре поставки. Если нет — нужно руководствоваться российским законодательством.

После приемки покупатель уведомляет поставщика о несоответствии и вправе требовать допоставки недостающего количества продукции. Он может отказаться от всей партии и не оплачивать ее. Если сделка совершена по предоплате, по требованию клиента производится полный или частичный возврат уплаченных средств.

Факт расхождения отгруженного товара с заявленным оформляется специальным актом. Этот документ — официальное основание для предъявления претензий поставщику, и, если реакции на претензию не последует, дальнейшего обращения в суд.

Оплата

Обычно покупатель переводит деньги на расчетный счет продавца, но договором могут быть предусмотрены и другие формы. При наличном расчете используют кассовый чек — этот документ подтверждает факт совершения сделки и обеспечивает ее финансовую прозрачность.

В зависимости от того, что указано в договоре, порядок расчетов может быть разным: полная или частичная предоплата, постоплата по факту поставки, оплата с отсрочкой или рассрочка — в этом случае платежи проводятся несколькими траншами.

Что важно помнить

Правильное оформление документации имеет решающее значение для процесса поставки и отгрузки товара. Договоры, акты и накладные должны быть составлены юридически грамотно и корректно в отношении всех данных. Это позволит избежать неприятных ситуаций и защитить свои интересы всем участникам сделки. Виды некоторых сопровождающих документов зависят от формы отгрузки товара. Например, если покупатель производит самовывоз со склада поставщика, транспортная накладная не понадобится.

Если выявлено несоответствие товара условиям договора, нужно составить акт и направить поставщику претензию. Чаще всего такие споры можно решить без суда.