Платежный календарь: как разработать и использовать для бизнеса?

19.04.2023
229
обновлено 10.05.2023
Николай Раевский, Региональный директор управления по работе с клиентами малого и микробизнеса СберФакторинг
Николай Раевский
Региональный директор управления по работе с клиентами малого и микробизнеса СберФакторинг

Платёжный календарь – инструмент, без которого невозможно сохранять финансовую устойчивость. Это защита от кассовых разрывов, гарантия платёжеспособности и «таблетка» от головной боли для финансового директора, бухгалтера и собственника бизнеса.

Платежный календарь помогает увидеть возможные риски, связанные с дебиторской задолженностью, и подскажет, когда пора обращаться за факторингом.

Рассказываем, что такое платежный календарь, как его правильно составить и вести.



Прибыль или деньги на расчётном счёте – что важнее для бизнеса?

Парадоксальный факт: убыточные компании с высокой оборачиваемостью и чётким планированием держатся на рынке устойчивее, чем высокоприбыльный бизнес с внезапно опустевшими счетами.

Чтобы сохранять стабильность компании мало получать прибыль. Необходимо следить за балансом на расчётном счёте, потому что ликвидность компании в первую очередь зависит от её возможности своевременно исполнять финансовые обязательства.

Партнёры и сотрудники не будут доверять компании, которая не платит по счетам вовремя. Рано или поздно подорванная репутация ухудшит положение на рынке – конкуренция будет проиграна. Со временем прибыль упадёт, а выбраться из кризиса будет невозможно, потому что ненадёжная компания не может рассчитывать на внешнюю поддержку.

Сложнее всего избегать рисков компаниям, чья модель бизнеса подразумевает растянутый финансовый цикл (продажи с отсрочкой платежа). В этом случае тщательное ведение платежного календаря и своевременная финансовая поддержка жизненно необходимы.



Что такое платёжный календарь: простая таблица, которая делает бизнес устойчивее

Платёжный календарь – это план всех платежей и поступлений с привязкой к датам. С его помощью можно заранее увидеть, в какие дни образуются или могут образоваться кассовые разрывы и принять меры по их устранению.

Нельзя путать кассовый разрыв с убыточностью! Кассовый разрыв – это ситуация, когда деньги заработаны в нужном количестве и должны вот-вот прийти, но пока их недостаточно, чтобы покрыть срочные платёжные обязательства.

Специальные инструменты и сервисы для ведения платёжного календаря использовать необязательно, достаточно завести Excel-таблицу со следующей информацией:

  • дата;
  • статья дохода или расхода;
  • название проекта или подразделения, к которому относится этот платёж;
  • название контрагента;
  • сумма дохода или расхода;
  • общий итог по дате и периоду;
  • комментарий.

Из этой таблицы легко получить нужные данные: узнать общую сумму доходов / расходов за нужный период (день, неделю, месяц) и убедиться, что она всегда остаётся положительной.

Платёжный календарь также может использоваться для:

  • хранения под рукой нужной для проведения платежей информации о контрагентах;
  • напоминания о предстоящих платежах и поступлениях;
  • отслеживания задолженностей перед контрагентами и контроля за своевременной оплатой счетов от дебиторов.

В чем отличия платёжного календаря от БДДС?

БДДС (бюджет движения денежных средств) обычно предоставляет общую картину доходов и расходов по статьям планирования без жёсткой привязки каждого поступления или платежа к конкретной дате. БДДС помогает рассчитать сальдо на конец периода и не показывает состояние баланса в моменте. Платёжный календарь более детализирован и может показывать состояние баланса в рамках каждого дня.



Как сформировать и использовать платёжный календарь

1. Собрать информацию о будущих расходах

Начните заполнение платёжного календаря с составления структурированного списка расходов. Для этого нужно запросить актуальную информацию по всем отделам компании.

Уточняйте не только необходимую сумму расходов, но и точную дату платежа, нюансы условий оплаты и приоритет расхода. Если компания крупная, будет полезно сохранить информацию о конкретных сотрудниках, которые отвечают за каждый платёж.

Вам помогут:

  • бухгалтерия – расходы на зарплаты, налоги, социальные выплаты, кредиты и проценты;
  • отдел маркетинга – расходы на рекламные кампании;
  • отдел снабжения – расходы на закупку товаров, сырья, материалов;
  • административно-хозяйственный отдел – расходы на аренду, КУ, обслуживание и хозяйственный инвентарь;
  • инженерная служба – расходы на обслуживание и ремонт техники и оборудования.


2. Собрать информацию о будущих поступлениях

Второй этап разработки платёжного календаря – поиск всех источников дохода компании. Необходимо учесть не только поток доходов от основной деятельности, но и все прочие платежи, которые поступают на счёт.

Вам помогут:

  • отдел продаж – ожидаемые оплаты от контрагентов;
  • отдел маркетинга – прогноз продаж;
  • финансовый отдел – дополнительные источники дохода (сдача в аренду, продажа активов и пр.), поступления кредитных средств, займов, грантов, субсидий;
  • бухгалтерия – возвраты налогов и взносов;
  • юридический отдел – оплаты просроченных задолженностей, возмещения ущерба, возвраты платежей по контрактам.

✔ Для сверки данных используйте другие контролирующие документы: БДДС (бюджет движения денежных средств), БДР(бюджет доходов и расходов), кассовый план, оборотно-сальдовую ведомость по счетам 60 и 76 за предыдущие периоды.



3. Сгруппировать данные и выполнить расчёты

Когда информация собрана, необходимо структурировать её:

  • разнесите платежи по датам, указав последний возможный день оплаты;
  • разбейте платежи по категориям (статьям затрат, отделам, сотрудникам и контрагентам, ставкам НДС);
  • установите приоритеты, разделив платежи на те, что нужно оплатить обязательно, чтобы избежать штрафов и пени; важные, от которых зависит основная деятельность компании и её репутация; прочие.

Настройте формулы или проведите расчёты самостоятельно, чтобы увидеть:

  • остатки на конец каждого дня и всего периода;
  • суммы всех доходов и расходов по дням и на конец периода;
  • суммы доходов и расходов по категориям и приоритетам.


4. Проанализировать ситуацию и найти решения

Вся статистика перед глазами. Вы уже видите есть кассовые разрывы или нет. Если нет – можно выдыхать. Если есть – требуется принять меры: пересмотреть график платежей, подвинуть платежи с низким приоритетом или найти дополнительное финансирование.

Важный момент! Если закрытие кассового разрыва зависит от платежей контрагентов – это тоже рискованная ситуация. Вы не можете быть на 100% уверены, что платёж придёт вовремя. Именно в таких случаях помогает факторинг – финансирование под уступку дебиторской задолженности гарантирует своевременное поступление средств на счёт.

Подробнее о том, как бороться с нехваткой оборотных средств мы писали в статье «Кассовые разрывы: почему они возникают и как их устранить».



Пять правил ведения платёжного календаря

  1. Небольшой период планирования

    Платёжный календарь нет смысла составлять на длительный срок – будет слишком много корректировок в процессе, из-за которых вы всё равно не увидите точные данные на квартал или год вперёд. Это инструмент для краткосрочного оперативного планирования. Чаще всего план платежей и доходов составляется на 1-2 месяца. Оптимальный период зависит от размера бизнеса, количества операций на счету и скорости оборачиваемости капитала.

  2. Максимальная детализация

    Нехватка самой незначительной суммы на счету может стать серьёзной проблемой, когда речь идёт о важных и срочных платежах: подрыв доверия партнёра, потеря клиента, проблемы с налоговой. Чтобы избежать отрицательного баланса, нужно отражать в плане все платежи, несмотря на то, что некоторые из них не кажутся мелкими и неважными.

  3. Постоянное обновление

    Сведения о движении денежных средств в платёжном календаре должны оставаться актуальными, чтобы отражать реальное положение дел в компании. Необходимо организовать работу отделов таким образом, чтобы информация о плановых расходах и доходах обновлялась минимум раз в неделю.

  4. Регулярный анализ

    После каждого обновления необходимо убедиться, что изменения не создают кассовый разрыв. Удобно настроить автоматический расчёт сальдо на конец каждого дня с подсветкой отрицательных значений.



Пример заполнения и использования платёжного календаря

пн вт ср чт пт
Остаток на начало периода 230000 260000 125000 -90000 170000
Расходы
Закупка сырья -300000
Оплата сотрудникам за смену -25000 -25000 -25000 -25000 -25000
Доставка товаров к ООО "Покупатель-1" (контракт с ООО "Авто") -15000
Доставка товаров к ООО "Покупатель-2" (контракт с ООО "Авто") -15000
Доставка товаров к ООО "Покупатель-3" (контракт с ООО "Авто") -30000
Аренда помещения -190000
Платёж по кредиту -110000
Итого расходов: -370000 -135000 -215000 -40000 -25000
Доходы
Оплата поставки от ООО "Покупатель-1" 400000
Оплата поставки от ООО "Покупатель-2" 300000
Итого доходов 400000 0 0 300000 0
Остаток на конец периода 260000 125000 -90000 170000 145000


Это упрощённый образец платёжного календаря на неделю для производителя товаров. Как видите, сальдо на конец недели положительное (общая сумма доходов превышает расходы). Однако, в среду денег не хватит на все нужды – это и есть кассовый разрыв. Мы бы не увидели его, если бы не детализировали списания и поступления по дням недели.

Почему денег не хватило? Поставка товаров для ООО «Покупатель-3» не была оплачена сразу, т.к. производитель дал отсрочку платежа – деньги поступят, но позже.

Зная заранее о проблеме, можно успеть решить её. Например, попробовать договориться с сотрудниками об оплате в конце недели или перенести срок платежа за аренду. Это может сработать один раз, но что если контракт с ООО «Покупатель-3» долгосрочный и ситуация будет повторяться регулярно? Очевидно, что сотрудники и арендодатель будут недовольны постоянным переносом срока оплаты – это испортит репутацию компании.

В этом случае помогает факторинг – инструмент для постоянного финансирования под уступку права денежного требования дебиторской задолженности с ваших покупателей. Заключив договор с факторинговой компанией, поставщик получит большую часть оплаты сразу после поставки. Это решит проблему.

Попробуйте факторинг и получите деньги сразу после поставки

Залог не требуется
На что тратить — решаете сами



пн вт ср чт пт
Остаток на начало периода 230000 260000 725000 510000 770000
Расходы
Закупка сырья -300000
Оплата сотрудникам за смену -25000 -25000 -25000 -25000 -25000
Доставка товаров к ООО "Покупатель-1" (контракт с ООО "Авто") -15000
Доставка товаров к ООО "Покупатель-2" (контракт с ООО "Авто") -15000
Доставка товаров к ООО "Покупатель-3" (контракт с ООО "Авто") -30000
Аренда помещения -190000
Платёж по кредиту -110000
Итого расходов: -370000 -135000 -215000 -40000 -25000
Доходы
Оплата поставки от ООО "Покупатель-1" 400000
Оплата поставки от ООО "Покупатель-2" 300000
Факторинг. Оплата в счёт долга от ООО "Покупатель-3"" 600000
Итого доходов 400000 600000 0 300000 0
Остаток на конец периода 260000 725000 510000 770000 745000


Почему именно факторинг?

Для предотвращения кассового разрыва можно использовать классические банковские продукты, но факторинг помогает обеспечить стабильное финансирование, лимит которого будет ограничен только объёмами поставок.

  • Деньги будут поступать без задержек сразу после поставки.
  • Факторинговые операции не будут отображаться на балансе компании, как долговое обязательство, и снижать ликвидность.
  • Факторинговая компания поможет с управлением дебиторской задолженностью.

Узнайте больше о преимуществах факторинга или оставьте заявку на консультацию с менеджером, которому можно задать любые вопросы по теме.


Пожалуйста, оцените эту статью
Спасибо за оценку!
Расскажите, что вам не понравилось в статье?


Узнать больше Назад
Вам может понравиться

Как получить финансирование

1

Заполните заявку на сайте

2

Получите решение по финансированию

3

Подпишите документацию в online

4

Осуществляйте поставки

5

Получайте деньги на расчетный счет сразу после поставки