Платежный календарь: как разработать и использовать для бизнеса?

Платёжный календарь – инструмент, без которого невозможно сохранять финансовую устойчивость. Это защита от кассовых разрывов, гарантия платёжеспособности и «таблетка» от головной боли для финансового директора, бухгалтера и собственника бизнеса.

Платежный календарь помогает увидеть возможные риски, связанные с дебиторской задолженностью, и подскажет, когда пора обращаться за факторингом.

Рассказываем, что такое платежный календарь, как его правильно составить и вести.

• Что такое платёжный календарь?
  • В чем отличия платёжного календаря от БДДС?
• Как сформировать и использовать платёжный календарь
• Пять правил ведения платёжного календаря
• Пример заполнения и использования платёжного календаря

Прибыль или деньги на расчётном счёте – что важнее для бизнеса?

Парадоксальный факт: убыточные компании с высокой оборачиваемостью и чётким планированием держатся на рынке устойчивее, чем высокоприбыльный бизнес с внезапно опустевшими счетами.

Чтобы сохранять стабильность компании мало получать прибыль. Необходимо следить за балансом на расчётном счёте, потому что ликвидность компании в первую очередь зависит от её возможности своевременно исполнять финансовые обязательства.

Партнёры и сотрудники не будут доверять компании, которая не платит по счетам вовремя. Рано или поздно подорванная репутация ухудшит положение на рынке – конкуренция будет проиграна. Со временем прибыль упадёт, а выбраться из кризиса будет невозможно, потому что ненадёжная компания не может рассчитывать на внешнюю поддержку.

Сложнее всего избегать рисков компаниям, чья модель бизнеса подразумевает растянутый финансовый цикл (продажи с отсрочкой платежа). В этом случае тщательное ведение платежного календаря и своевременная финансовая поддержка жизненно необходимы.

Что такое платёжный календарь: простая таблица, которая делает бизнес устойчивее

Платёжный календарь – это план всех платежей и поступлений с привязкой к датам. С его помощью можно заранее увидеть, в какие дни образуются или могут образоваться кассовые разрывы и принять меры по их устранению.

Нельзя путать кассовый разрыв с убыточностью! Кассовый разрыв – это ситуация, когда деньги заработаны в нужном количестве и должны вот-вот прийти, но пока их недостаточно, чтобы покрыть срочные платёжные обязательства.

Специальные инструменты и сервисы для ведения платёжного календаря использовать необязательно, достаточно завести Excel-таблицу со следующей информацией:

• дата;
• статья дохода или расхода;
• название проекта или подразделения, к которому относится этот платёж;
• название контрагента;
• сумма дохода или расхода;
• общий итог по дате и периоду;
• комментарий.

Из этой таблицы легко получить нужные данные: узнать общую сумму доходов / расходов за нужный период (день, неделю, месяц) и убедиться, что она всегда остаётся положительной.

Платёжный календарь также может использоваться для:

• хранения под рукой нужной для проведения платежей информации о контрагентах;
• напоминания о предстоящих платежах и поступлениях;
• отслеживания задолженностей перед контрагентами и контроля за своевременной оплатой счетов от дебиторов.

В чем отличия платёжного календаря от БДДС?

БДДС (бюджет движения денежных средств) обычно предоставляет общую картину доходов и расходов по статьям планирования без жёсткой привязки каждого поступления или платежа к конкретной дате. БДДС помогает рассчитать сальдо на конец периода и не показывает состояние баланса в моменте. Платёжный календарь более детализирован и может показывать состояние баланса в рамках каждого дня.

Как сформировать и использовать платёжный календарь

1. Собрать информацию о будущих расходах

Начните заполнение платёжного календаря с составления структурированного списка расходов. Для этого нужно запросить актуальную информацию по всем отделам компании.

Уточняйте не только необходимую сумму расходов, но и точную дату платежа, нюансы условий оплаты и приоритет расхода. Если компания крупная, будет полезно сохранить информацию о конкретных сотрудниках, которые отвечают за каждый платёж.

Вам помогут:

• бухгалтерия – расходы на зарплаты, налоги, социальные выплаты, кредиты и проценты;
• отдел маркетинга – расходы на рекламные кампании;
• отдел снабжения – расходы на закупку товаров, сырья, материалов;
• административно-хозяйственный отдел – расходы на аренду, КУ, обслуживание и хозяйственный инвентарь;
• инженерная служба – расходы на обслуживание и ремонт техники и оборудования.

2. Собрать информацию о будущих поступлениях

Второй этап разработки платёжного календаря – поиск всех источников дохода компании. Необходимо учесть не только поток доходов от основной деятельности, но и все прочие платежи, которые поступают на счёт.

Вам помогут:

• отдел продаж – ожидаемые оплаты от контрагентов;
• отдел маркетинга – прогноз продаж;
• финансовый отдел – дополнительные источники дохода (сдача в аренду, продажа активов и пр.), поступления кредитных средств, займов, грантов, субсидий;
• бухгалтерия – возвраты налогов и взносов;
• юридический отдел – оплаты просроченных задолженностей, возмещения ущерба, возвраты платежей по контрактам.

✔ Для сверки данных используйте другие контролирующие документы: БДДС (бюджет движения денежных средств), БДР(бюджет доходов и расходов), кассовый план, оборотно-сальдовую ведомость по счетам 60 и 76 за предыдущие периоды.

3. Сгруппировать данные и выполнить расчёты

Когда информация собрана, необходимо структурировать её:

• разнесите платежи по датам, указав последний возможный день оплаты;
• разбейте платежи по категориям (статьям затрат, отделам, сотрудникам и контрагентам, ставкам НДС);
• установите приоритеты, разделив платежи на те, что нужно оплатить обязательно, чтобы избежать штрафов и пени; важные, от которых зависит основная деятельность компании и её репутация; прочие.

Настройте формулы или проведите расчёты самостоятельно, чтобы увидеть:

• остатки на конец каждого дня и всего периода;
• суммы всех доходов и расходов по дням и на конец периода;
• суммы доходов и расходов по категориям и приоритетам.

4. Проанализировать ситуацию и найти решения

Вся статистика перед глазами. Вы уже видите есть кассовые разрывы или нет. Если нет – можно выдыхать. Если есть – требуется принять меры: пересмотреть график платежей, подвинуть платежи с низким приоритетом или найти дополнительное финансирование.

Важный момент! Если закрытие кассового разрыва зависит от платежей контрагентов – это тоже рискованная ситуация. Вы не можете быть на 100% уверены, что платёж придёт вовремя. Именно в таких случаях помогает факторинг – финансирование под уступку дебиторской задолженности гарантирует своевременное поступление средств на счёт.

Подробнее о том, как бороться с нехваткой оборотных средств мы писали в статье «Кассовые разрывы: почему они возникают и как их устранить».

Пять правил ведения платёжного календаря

1. Небольшой период планирования

   Платёжный календарь нет смысла составлять на длительный срок – будет слишком много корректировок в процессе, из-за которых вы всё равно не увидите точные данные на квартал или год вперёд. Это инструмент для краткосрочного оперативного планирования. Чаще всего план платежей и доходов составляется на 1-2 месяца. Оптимальный период зависит от размера бизнеса, количества операций на счету и скорости оборачиваемости капитала.

2. Максимальная детализация

   Нехватка самой незначительной суммы на счету может стать серьёзной проблемой, когда речь идёт о важных и срочных платежах: подрыв доверия партнёра, потеря клиента, проблемы с налоговой. Чтобы избежать отрицательного баланса, нужно отражать в плане все платежи, несмотря на то, что некоторые из них не кажутся мелкими и неважными.

3. Постоянное обновление

   Сведения о движении денежных средств в платёжном календаре должны оставаться актуальными, чтобы отражать реальное положение дел в компании. Необходимо организовать работу отделов таким образом, чтобы информация о плановых расходах и доходах обновлялась минимум раз в неделю.

4. Регулярный анализ

   После каждого обновления необходимо убедиться, что изменения не создают кассовый разрыв. Удобно настроить автоматический расчёт сальдо на конец каждого дня с подсветкой отрицательных значений.

Пример заполнения и использования платёжного календаря

Это упрощённый образец платёжного календаря на неделю для производителя товаров. Как видите, сальдо на конец недели положительное (общая сумма доходов превышает расходы). Однако, в среду денег не хватит на все нужды – это и есть кассовый разрыв. Мы бы не увидели его, если бы не детализировали списания и поступления по дням недели.

Почему денег не хватило? Поставка товаров для ООО «Покупатель-3» не была оплачена сразу, т.к. производитель дал отсрочку платежа – деньги поступят, но позже.

Зная заранее о проблеме, можно успеть решить её. Например, попробовать договориться с сотрудниками об оплате в конце недели или перенести срок платежа за аренду. Это может сработать один раз, но что если контракт с ООО «Покупатель-3» долгосрочный и ситуация будет повторяться регулярно? Очевидно, что сотрудники и арендодатель будут недовольны постоянным переносом срока оплаты – это испортит репутацию компании.

В этом случае помогает факторинг – инструмент для постоянного финансирования под уступку права денежного требования дебиторской задолженности с ваших покупателей. Заключив договор с факторинговой компанией, поставщик получит большую часть оплаты сразу после поставки. Это решит проблему.

Попробуйте факторинг и получите деньги сразу после поставки

Залог не требуется
На что тратить — решаете сами

Подробнее

Почему именно факторинг?

Для предотвращения кассового разрыва можно использовать классические банковские продукты, но факторинг помогает обеспечить стабильное финансирование, лимит которого будет ограничен только объёмами поставок.

• Деньги будут поступать без задержек сразу после поставки.
• Факторинговые операции не будут отображаться на балансе компании, как долговое обязательство, и снижать ликвидность.
• Факторинговая компания поможет с управлением дебиторской задолженностью.

Узнайте больше о преимуществах факторинга или оставьте заявку на консультацию с менеджером, которому можно задать любые вопросы по теме.