Платежный календарь: как разработать и использовать для бизнеса?

Платёжный календарь – инструмент бухучёта, без которого невозможно сохранять финансовую устойчивость. Это защита от кассовых разрывов, гарантия платёжеспособности и «таблетка» от головной боли для финансового директора, бухгалтера и собственника бизнеса.

Платёжный календарь помогает увидеть возможные риски, связанные с дебиторской задолженностью, и подскажет, когда пора обращаться за факторингом.

Рассказываем, что такое платёжный календарь, как его правильно составить и вести.

Прибыль или деньги на расчётном счёте – что важнее для бизнеса?

Парадоксальный факт: убыточные компании с высокой оборачиваемостью и чётким планированием держатся на рынке устойчивее, чем высокоприбыльный бизнес с внезапно опустевшими счетами.

Чтобы сохранять стабильность компании мало получать прибыль. Необходимо следить за балансом на расчётном счёте, потому что ликвидность компании в первую очередь зависит от её возможности своевременно исполнять финансовые обязательства.

Партнёры и сотрудники не будут доверять компании, которая не платит по счетам вовремя. Рано или поздно подорванная репутация ухудшит положение на рынке – конкуренция будет проиграна. Со временем прибыль упадёт, а выбраться из кризиса будет невозможно, потому что ненадёжная компания не может рассчитывать на внешнюю поддержку.

Невнимательность к платежам может привести и к конфликтам с ФНС. Накопленные пени за просрочку платежей, штрафы за несвоевременную выплату зарплат и социальных взносов могут стать большой проблемой для бизнеса, даже если он не нуждается в деньгах. Задолженность по налогам препятствует получению государственных займов и банковских кредитов по госпрограммам – это ограничивает возможности для развития.

Сложнее всего избегать рисков компаниям, чья модель бизнеса подразумевает растянутый финансовый цикл (продажи с отсрочкой платежа). В этом случае тщательное ведение платёжного календаря, контроль статей затрат и своевременная финансовая поддержка жизненно необходимы.

Что такое платёжный календарь: простая таблица, которая делает бизнес устойчивее

Платёжный календарь – это план всех платежей и поступлений с привязкой к датам. С его помощью можно заранее увидеть, в какие дни образуются или могут образоваться кассовые разрывы и принять меры по их устранению. Календарь платежей является одним из базовых инструментов, без которых невозможно вести оперативную и управленческую деятельность в организации.

Нельзя путать кассовый разрыв с убыточностью! Кассовый разрыв – это ситуация, когда деньги заработаны в нужном количестве и должны вот-вот прийти, но пока их недостаточно, чтобы покрыть срочные платёжные обязательства.

Специальные сервисы для ведения платёжного календаря использовать необязательно, достаточно завести бюджетную Excel-таблицу со следующей информацией:

• дата;
• статья дохода или расхода;
• название проекта или подразделения, к которому относится этот платёж;
• название контрагента;
• сумма дохода или расхода;
• общий итог по дате и периоду;
• комментарий.

Из этой таблицы легко получить нужные данные: узнать общую сумму доходов / расходов за нужный период (день, неделю, месяц) и убедиться, что она всегда остаётся положительной.

Платёжный календарь также может использоваться для других задач:

• хранения под рукой нужной для проведения платежей информации о контрагентах;
• напоминания о предстоящих платежах и поступлениях;
• отслеживания задолженностей перед контрагентами и контроля за своевременной оплатой счетов от дебиторов.

Кому нужен платёжный календарь?

Любой компании рекомендуется использовать этот инструмент. Независимо от размера, правовой формы и сферы деятельности.

Кто обычно отвечает за заполнение платёжного календаря?

Его ведут бухгалтеры, финансовые менеджеры или собственники.

В чём отличия платёжного календаря от БДДС?

БДДС (бюджет движения денежных средств) обычно предоставляет общую картину поступлений и затрат по статьям планирования без жёсткой привязки каждого поступления или платежа к конкретной дате. БДДС помогает рассчитать сальдо на конец периода и не показывает состояние баланса в моменте. Платёжный календарь более детализирован и может показывать состояние баланса в рамках каждого дня.

Преимущества создания календаря платежей

• Прозрачность финансов. Позволяет определить, какие финансовые обязательства ожидаются в будущем, и избежать дефицита средств.
• Управление кредитами. Помогает следить за сроками погашения и избегать штрафных санкций или просрочек.
• Контроль эффективности затрат. Даёт представление о том, на что именно тратятся деньги, и помогает найти способы для оптимизации расходов.
• Своевременное реагирование. Предупреждает потенциальные проблемы заранее и даёт возможность принять меры по их предотвращению.
• Стабильность. Помогает более эффективно управлять финансами, что способствует финансовой устойчивости и росту.

Как сформировать и использовать платёжный календарь

1. Собрать информацию о будущих расходах

Начните заполнение платёжного календаря с составления структурированного списка расходов (плановых и внебюджетных). Для этого нужно запросить актуальную информацию по всем отделам компании.

Уточняйте не только необходимую статью и сумму расходов, но и точную дату платежа, нюансы условий оплаты и приоритетность. Если компания крупная, будет полезно сохранить информацию о конкретных сотрудниках, которые отвечают за каждый платёж.

Вам помогут:

• бухгалтерия – затраты на зарплаты, налоги, социальные выплаты, кредиты и проценты;
• отдел маркетинга – затраты на рекламные кампании;
• отдел снабжения – расходы на закупку товаров, сырья, материалов;
• административно-хозяйственный отдел – траты на аренду, КУ, обслуживание и хозяйственный инвентарь;
• инженерная служба – траты на обслуживание и ремонт техники и оборудования.

2. Собрать информацию о будущих поступлениях

Второй этап разработки платёжного календаря – поиск всех источников дохода компании. Необходимо учесть не только поток доходов от основной деятельности, но и все прочие платежи, которые поступают на счёт. Например, доход от сдачи недвижимости или оборудования в аренду, поступления после продажи активов, прибыль от инвестиций и доходы от участия в других компаниях (дивиденды).

Вам помогут:

• отдел продаж – ожидаемые оплаты от контрагентов;
• отдел маркетинга – прогноз продаж;
• финансовый отдел – дополнительные источники дохода, поступления кредитных средств, займов, грантов, субсидий;
• бухгалтерия – возвраты налогов и взносов;
• юридический отдел – оплаты просроченных задолженностей, возмещения ущерба, возвраты платежей по контрактам.

✔ Для сверки данных используйте другие контролирующие документы: БДДС (бюджет движения денежных средств), БДР(бюджет доходов и расходов), кассовый план, оборотно-сальдовую ведомость по счетам 60 и 76 за предыдущие периоды.

3. Сгруппировать данные и выполнить расчёты

Следующий этап формирования календаря платежей – структуризация.
Когда информация собрана, необходимо рассортировать её:

• разнесите платежи по датам, указав последний возможный день оплаты;
• разбейте платежи по категориям (статьям затрат, отделам, сотрудникам и контрагентам, ставкам НДС);
• установите приоритеты, разделив платежи на те, что нужно оплатить обязательно, чтобы избежать штрафов и пени (нормативные обязательства); важные, от которых зависит основная деятельность компании и её репутация (договорные обязательства); прочие.

Настройте формулы или проведите расчёты самостоятельно, чтобы увидеть:

• остатки на конец каждого дня и всего периода;
• суммы всех доходов и расходов по дням и на конец периода;
• суммы доходов и расходов по категориям и приоритетам.

4. Проанализировать ситуацию и найти решения

Вся статистика перед глазами. Вы уже видите есть кассовые разрывы у организации или нет. Если нет – можно выдыхать. Если есть – требуется принять меры: пересмотреть график платежей, подвинуть платежи с низким приоритетом, поискать бюджетные решения для экономии финансов или найти дополнительный источник дохода.

Важный момент! Если закрытие кассового разрыва зависит от платежей контрагентов – это тоже рискованная ситуация. Вы не можете быть на 100% уверены, что платёж придёт вовремя. Именно в таких случаях помогает факторинг – финансирование под уступку дебиторской задолженности гарантирует своевременное поступление средств на счёт.

Подробнее о том, как бороться с нехваткой оборотных средств мы писали в статье «Кассовые разрывы: почему они возникают и как их устранить».

Пять правил ведения платёжного календаря

1. Небольшой период планирования

   Платёжный календарь нет смысла составлять на длительный срок – будет слишком много корректировок в процессе, из-за которых вы всё равно не увидите точные данные на квартал или год вперёд. Это инструмент для краткосрочного оперативного планирования. Чаще всего план платежей и доходов составляется на 1-2 месяца. Оптимальный период зависит от размера бизнеса, количества операций на счету и скорости оборачиваемости капитала.

2. Максимальная детализация

   Нехватка самой незначительной суммы на счету может стать серьёзной проблемой, когда речь идёт о важных и срочных статьях затрат: подрыв доверия партнёра, потеря клиента, проблемы с налоговой. Чтобы избежать отрицательного баланса, нужно отражать в плане все платежи, несмотря на то, что некоторые из них не кажутся мелкими и неважными. По этой же причине нельзя округлять суммы, даже если речь идёт о копейках.

3. Постоянное обновление

   Сведения о движении денежных средств в платёжном календаре должны оставаться актуальными, чтобы отражать реальное положение дел в компании. Необходимо организовать работу отделов таким образом, чтобы информация о плановых расходах и доходах обновлялась минимум раз в неделю.

4. Регулярный анализ

   После каждого обновления необходимо убедиться, что изменения не создают кассовый разрыв. Удобно настроить автоматический расчёт сальдо на конец каждого дня с подсветкой отрицательных значений.

5. Регламент по работе с календарём

   Официальный документ, в котором зафиксированы правила заполнения платёжного календаря, будет особенно полезен для крупных предприятий со сложным финансовым потоком. В регламенте следует упомянуть:

   • сроки – как часто календарь будет обновляться;
   • ответственность – кто именно будет отвечать за составление календаря;
   • источники – откуда берётся информация о предполагаемых поступлениях и расходов;
   • приоритеты – как определить, кому из кредиторов следует уплатить средства в первую очередь, если остаток средств ограничен;
   • правила контроля – как будет осуществляться контроль за целесообразностью каждого платежа и какие действия предпринимать, если платёж превышает плановый лимит;
   • неснижаемый (страховочный) остаток – сколько средств минимально должно оставаться в кассе после совершения всех платежей;
   • правила анализа – кто, когда и как будет проводить анализ отклонений от плановых расчётов;
   • передача данных – когда и кому передавать информацию для дальнейшего анализа и принятия решений.

Пример заполнения и использования платёжного календаря

Это упрощённый образец платёжного календаря на неделю для производителя товаров. Как видите, сальдо на конец недели положительное (общая сумма доходов превышает расходы). Однако в среду денег не хватит на все статьи расходов – это и есть кассовый разрыв. Мы бы не увидели его, если бы не детализировали списания и поступления по дням недели или декадам месяца.

Почему денег не хватило? Поставка товаров для ООО «Покупатель-3» не была оплачена сразу, т. к. производитель дал отсрочку платежа – деньги поступят, но позже.

Зная заранее о проблеме, можно успеть решить её. Например, попробовать договориться с сотрудниками об оплате в конце недели или перенести срок платежа за аренду. Это может сработать один раз, но что если контракт с ООО «Покупатель-3» долгосрочный и ситуация будет повторяться регулярно? Очевидно, что сотрудники и арендодатель будут недовольны постоянным переносом срока оплаты – это испортит репутацию компании.

В этом случае помогает факторинг – инструмент для постоянного финансирования под уступку права денежного требования дебиторской задолженности с ваших покупателей. Заключив договор с факторинговой компанией, поставщик получит бо́льшую часть оплаты сразу после поставки. Это решит проблему.

Почему именно факторинг?

Для предотвращения кассового разрыва можно использовать классические банковские продукты, но факторинг помогает обеспечить стабильное финансирование, лимит которого будет ограничен только объёмами поставок.

• Деньги будут поступать без задержек сразу после поставки.
• Факторинговые операции не будут отображаться на балансе компании, как долговое обязательство, и снижать ликвидность.
• Факторинговая компания поможет с управлением дебиторской задолженностью.

Узнайте больше о преимуществах факторинга или оставьте заявку на консультацию с менеджером, которому можно задать любые вопросы по теме.