Платежный календарь: как разработать и использовать для бизнеса?
Платёжный календарь – инструмент, без которого невозможно сохранять финансовую устойчивость. Это защита от кассовых разрывов, гарантия платёжеспособности и «таблетка» от головной боли для финансового директора, бухгалтера и собственника бизнеса.
Платежный календарь помогает увидеть возможные риски, связанные с дебиторской задолженностью, и подскажет, когда пора обращаться за факторингом.
Рассказываем, что такое платежный календарь, как его правильно составить и вести.
- Что такое платёжный календарь?
- Как сформировать и использовать платёжный календарь
- Пять правил ведения платёжного календаря
- Пример заполнения и использования платёжного календаря
Прибыль или деньги на расчётном счёте – что важнее для бизнеса?
Парадоксальный факт: убыточные компании с высокой оборачиваемостью и чётким планированием держатся на рынке устойчивее, чем высокоприбыльный бизнес с внезапно опустевшими счетами.
Чтобы сохранять стабильность компании мало получать прибыль. Необходимо следить за балансом на расчётном счёте, потому что ликвидность компании в первую очередь зависит от её возможности своевременно исполнять финансовые обязательства.
Партнёры и сотрудники не будут доверять компании, которая не платит по счетам вовремя. Рано или поздно подорванная репутация ухудшит положение на рынке – конкуренция будет проиграна. Со временем прибыль упадёт, а выбраться из кризиса будет невозможно, потому что ненадёжная компания не может рассчитывать на внешнюю поддержку.
Сложнее всего избегать рисков компаниям, чья модель бизнеса подразумевает растянутый финансовый цикл (продажи с отсрочкой платежа). В этом случае тщательное ведение платежного календаря и своевременная финансовая поддержка жизненно необходимы.
Что такое платёжный календарь: простая таблица, которая делает бизнес устойчивее
Платёжный календарь – это план всех платежей и поступлений с привязкой к датам. С его помощью можно заранее увидеть, в какие дни образуются или могут образоваться кассовые разрывы и принять меры по их устранению.
Нельзя путать кассовый разрыв с убыточностью! Кассовый разрыв – это ситуация, когда деньги заработаны в нужном количестве и должны вот-вот прийти, но пока их недостаточно, чтобы покрыть срочные платёжные обязательства.
Специальные инструменты и сервисы для ведения платёжного календаря использовать необязательно, достаточно завести Excel-таблицу со следующей информацией:
- дата;
- статья дохода или расхода;
- название проекта или подразделения, к которому относится этот платёж;
- название контрагента;
- сумма дохода или расхода;
- общий итог по дате и периоду;
- комментарий.
Из этой таблицы легко получить нужные данные: узнать общую сумму доходов / расходов за нужный период (день, неделю, месяц) и убедиться, что она всегда остаётся положительной.
Платёжный календарь также может использоваться для:
- хранения под рукой нужной для проведения платежей информации о контрагентах;
- напоминания о предстоящих платежах и поступлениях;
- отслеживания задолженностей перед контрагентами и контроля за своевременной оплатой счетов от дебиторов.
В чем отличия платёжного календаря от БДДС?
БДДС (бюджет движения денежных средств) обычно предоставляет общую картину доходов и расходов по статьям планирования без жёсткой привязки каждого поступления или платежа к конкретной дате. БДДС помогает рассчитать сальдо на конец периода и не показывает состояние баланса в моменте. Платёжный календарь более детализирован и может показывать состояние баланса в рамках каждого дня.
Как сформировать и использовать платёжный календарь
1. Собрать информацию о будущих расходах
Начните заполнение платёжного календаря с составления структурированного списка расходов. Для этого нужно запросить актуальную информацию по всем отделам компании.
Уточняйте не только необходимую сумму расходов, но и точную дату платежа, нюансы условий оплаты и приоритет расхода. Если компания крупная, будет полезно сохранить информацию о конкретных сотрудниках, которые отвечают за каждый платёж.
Вам помогут:
- бухгалтерия – расходы на зарплаты, налоги, социальные выплаты, кредиты и проценты;
- отдел маркетинга – расходы на рекламные кампании;
- отдел снабжения – расходы на закупку товаров, сырья, материалов;
- административно-хозяйственный отдел – расходы на аренду, КУ, обслуживание и хозяйственный инвентарь;
- инженерная служба – расходы на обслуживание и ремонт техники и оборудования.
2. Собрать информацию о будущих поступлениях
Второй этап разработки платёжного календаря – поиск всех источников дохода компании. Необходимо учесть не только поток доходов от основной деятельности, но и все прочие платежи, которые поступают на счёт.
Вам помогут:
- отдел продаж – ожидаемые оплаты от контрагентов;
- отдел маркетинга – прогноз продаж;
- финансовый отдел – дополнительные источники дохода (сдача в аренду, продажа активов и пр.), поступления кредитных средств, займов, грантов, субсидий;
- бухгалтерия – возвраты налогов и взносов;
- юридический отдел – оплаты просроченных задолженностей, возмещения ущерба, возвраты платежей по контрактам.
✔ Для сверки данных используйте другие контролирующие документы: БДДС (бюджет движения денежных средств), БДР(бюджет доходов и расходов), кассовый план, оборотно-сальдовую ведомость по счетам 60 и 76 за предыдущие периоды.
3. Сгруппировать данные и выполнить расчёты
Когда информация собрана, необходимо структурировать её:
- разнесите платежи по датам, указав последний возможный день оплаты;
- разбейте платежи по категориям (статьям затрат, отделам, сотрудникам и контрагентам, ставкам НДС);
- установите приоритеты, разделив платежи на те, что нужно оплатить обязательно, чтобы избежать штрафов и пени; важные, от которых зависит основная деятельность компании и её репутация; прочие.
Настройте формулы или проведите расчёты самостоятельно, чтобы увидеть:
- остатки на конец каждого дня и всего периода;
- суммы всех доходов и расходов по дням и на конец периода;
- суммы доходов и расходов по категориям и приоритетам.
4. Проанализировать ситуацию и найти решения
Вся статистика перед глазами. Вы уже видите есть кассовые разрывы или нет. Если нет – можно выдыхать. Если есть – требуется принять меры: пересмотреть график платежей, подвинуть платежи с низким приоритетом или найти дополнительное финансирование.
Важный момент! Если закрытие кассового разрыва зависит от платежей контрагентов – это тоже рискованная ситуация. Вы не можете быть на 100% уверены, что платёж придёт вовремя. Именно в таких случаях помогает факторинг – финансирование под уступку дебиторской задолженности гарантирует своевременное поступление средств на счёт.
Подробнее о том, как бороться с нехваткой оборотных средств мы писали в статье «Кассовые разрывы: почему они возникают и как их устранить».
Пять правил ведения платёжного календаря
- Небольшой период планирования
Платёжный календарь нет смысла составлять на длительный срок – будет слишком много корректировок в процессе, из-за которых вы всё равно не увидите точные данные на квартал или год вперёд. Это инструмент для краткосрочного оперативного планирования. Чаще всего план платежей и доходов составляется на 1-2 месяца. Оптимальный период зависит от размера бизнеса, количества операций на счету и скорости оборачиваемости капитала.
- Максимальная детализация
Нехватка самой незначительной суммы на счету может стать серьёзной проблемой, когда речь идёт о важных и срочных платежах: подрыв доверия партнёра, потеря клиента, проблемы с налоговой. Чтобы избежать отрицательного баланса, нужно отражать в плане все платежи, несмотря на то, что некоторые из них не кажутся мелкими и неважными.
- Постоянное обновление
Сведения о движении денежных средств в платёжном календаре должны оставаться актуальными, чтобы отражать реальное положение дел в компании. Необходимо организовать работу отделов таким образом, чтобы информация о плановых расходах и доходах обновлялась минимум раз в неделю.
- Регулярный анализ
После каждого обновления необходимо убедиться, что изменения не создают кассовый разрыв. Удобно настроить автоматический расчёт сальдо на конец каждого дня с подсветкой отрицательных значений.
Пример заполнения и использования платёжного календаря
пн | вт | ср | чт | пт | |
Остаток на начало периода | 230000 | 260000 | 125000 | -90000 | 170000 |
Расходы | |||||
Закупка сырья | -300000 | ||||
Оплата сотрудникам за смену | -25000 | -25000 | -25000 | -25000 | -25000 |
Доставка товаров к ООО "Покупатель-1" (контракт с ООО "Авто") | -15000 | ||||
Доставка товаров к ООО "Покупатель-2" (контракт с ООО "Авто") | -15000 | ||||
Доставка товаров к ООО "Покупатель-3" (контракт с ООО "Авто") | -30000 | ||||
Аренда помещения | -190000 | ||||
Платёж по кредиту | -110000 | ||||
Итого расходов: | -370000 | -135000 | -215000 | -40000 | -25000 |
Доходы | |||||
Оплата поставки от ООО "Покупатель-1" | 400000 | ||||
Оплата поставки от ООО "Покупатель-2" | 300000 | ||||
Итого доходов | 400000 | 0 | 0 | 300000 | 0 |
Остаток на конец периода | 260000 | 125000 | -90000 | 170000 | 145000 |
Это упрощённый образец платёжного календаря на неделю для производителя товаров. Как видите, сальдо на конец недели положительное (общая сумма доходов превышает расходы). Однако, в среду денег не хватит на все нужды – это и есть кассовый разрыв. Мы бы не увидели его, если бы не детализировали списания и поступления по дням недели.
Почему денег не хватило? Поставка товаров для ООО «Покупатель-3» не была оплачена сразу, т.к. производитель дал отсрочку платежа – деньги поступят, но позже.
Зная заранее о проблеме, можно успеть решить её. Например, попробовать договориться с сотрудниками об оплате в конце недели или перенести срок платежа за аренду. Это может сработать один раз, но что если контракт с ООО «Покупатель-3» долгосрочный и ситуация будет повторяться регулярно? Очевидно, что сотрудники и арендодатель будут недовольны постоянным переносом срока оплаты – это испортит репутацию компании.
В этом случае помогает факторинг – инструмент для постоянного финансирования под уступку права денежного требования дебиторской задолженности с ваших покупателей. Заключив договор с факторинговой компанией, поставщик получит большую часть оплаты сразу после поставки. Это решит проблему.

Залог не требуется
На что тратить — решаете сами
пн | вт | ср | чт | пт | |
Остаток на начало периода | 230000 | 260000 | 725000 | 510000 | 770000 |
Расходы | |||||
Закупка сырья | -300000 | ||||
Оплата сотрудникам за смену | -25000 | -25000 | -25000 | -25000 | -25000 |
Доставка товаров к ООО "Покупатель-1" (контракт с ООО "Авто") | -15000 | ||||
Доставка товаров к ООО "Покупатель-2" (контракт с ООО "Авто") | -15000 | ||||
Доставка товаров к ООО "Покупатель-3" (контракт с ООО "Авто") | -30000 | ||||
Аренда помещения | -190000 | ||||
Платёж по кредиту | -110000 | ||||
Итого расходов: | -370000 | -135000 | -215000 | -40000 | -25000 |
Доходы | |||||
Оплата поставки от ООО "Покупатель-1" | 400000 | ||||
Оплата поставки от ООО "Покупатель-2" | 300000 | ||||
Факторинг. Оплата в счёт долга от ООО "Покупатель-3"" | 600000 | ||||
Итого доходов | 400000 | 600000 | 0 | 300000 | 0 |
Остаток на конец периода | 260000 | 725000 | 510000 | 770000 | 745000 |
Почему именно факторинг?
Для предотвращения кассового разрыва можно использовать классические банковские продукты, но факторинг помогает обеспечить стабильное финансирование, лимит которого будет ограничен только объёмами поставок.
- Деньги будут поступать без задержек сразу после поставки.
- Факторинговые операции не будут отображаться на балансе компании, как долговое обязательство, и снижать ликвидность.
- Факторинговая компания поможет с управлением дебиторской задолженностью.
Узнайте больше о преимуществах факторинга или оставьте заявку на консультацию с менеджером, которому можно задать любые вопросы по теме.