Кассовые разрывы: почему они возникают и как их устранить

Кассовые разрывы не причина для паники, но повод задуматься. Если прибыль есть, а оборотных средств бывает недостаточно, нужно искать ошибки – в менеджменте, бухгалтерии или само́й бизнес-стратегии – и исправлять их. Тщательное планирование и контроль помогут вырастить стабильный, успешный и независимый бизнес.

Эта статья подскажет подходящие инструменты для устранения кассового разрыва и предотвращения его появления в будущем.

Что такое кассовый разрыв в бизнесе?

Простыми словами, кассовый разрыв – это ситуация, когда у компании есть прибыль, но временно отсутствуют деньги на операционные расходы. К операционным расходам относят постоянные траты, без которых невозможна стабильная деятельность компании:

• плата за аренду и коммунальные услуги;
• зарплата сотрудникам;
• страховые взносы;
• закупка сырья и расходников;
• обслуживание техники;
• затраты на логистику и рекламу;
• амортизационные отчисления;
• выплаты процентов по кредитам;
• оплата услуг сторонних организаций и подрядчиков;
• административные расходы.

Нельзя путать кассовый разрыв с дефицитом средств, полученным из-за убыточности компании. При кассовом разрыве нехватка средств временная – в будущем ожидается подтверждённый доход, который обеспечит покрытие всех расходов.

Последствия кассового разрыва

• Потеря сотрудников, не согласных терпеть задержки заработной платы
• Расторжение контрактов с подрядчиками и обслуживающими организациями
• Штрафы и пени по оставшимся контрактам, кредитам, налогам и обязательным взносам
• Снижение производственных мощностей из-за простоя, нехватки сотрудников и расходных материалов
• Подрыв деловой репутации

Несмотря на то что кассовый разрыв – это временная проблема, и в кассе вот-вот появятся деньги, ситуация значительно влияет на успех бизнеса. Контрагенты не будут разбираться в причинах возникновения кредиторской задолженности. Долг есть долг. Задолжали – понизили свой рейтинг в глазах партнёров.

Риск увеличения производственного цикла

Наиболее важная причина, по которой нужно избегать задержек платежей даже на небольшой срок, – потенциальное увеличение сроков производственного цикла.

Сотрудники имеют право не работать, если им задерживают зарплату более, чем на 15 дней. Поставщики могут задержать поставку, если вы оплатили её не вовремя. Что произойдёт дальше в этой цепочке? Производственные процессы потеряют стабильность: раньше компания вырабатывала по 100 единиц в день, сейчас то 70 (не хватило рук или сырья), то 120 (пришлось нагонять и доплачивать сотрудникам за переработку). Но в итоге всё равно на 10 единиц меньше нормы. Такие колебания уже ведут к нарушению сроков поставок – покупатели недовольны.

Величина последствий зависит от конкретных обстоятельств и масштабов временной нехватки денег, но есть причины, по которым даже небольшое увеличение производственного цикла считается серьёзным.

• Увеличение расходов. Долгий производственный цикл может потребовать дополнительных затрат на обслуживание оборудования, складирование сырья и готовой продукции, оплату сотрудникам (если они получают фиксированный оклад).
• Потеря клиентов. Если бизнес не может удовлетворить потребности клиентов из-за дефицита средств и увеличения производственного цикла, то они будут разрывать контракты и уходить к более стабильным конкурентам.
• Ещё бОльшие финансовые трудности. Увеличивая производственный цикл, компания увеличивает и финансовый. Оборот снижается, денег становится меньше. Это ведёт к необходимости искать кредиты, займы или инвестиций, что может увеличить финансовую нагрузку на компанию и сделать её ещё менее стабильной.

Появление кассового разрыва: четыре главные причины

1. Отсутствие планирования и контроля
2. Балансировка денежных потоков – первоочередная задача руководства компании. Необходим точный прогноз движения средств с учётом всех будущих поступлений и выплат на несколько недель, месяцев вперёд. В ином случае риск кассового разрыва присутствует независимо от того, насколько прибыльным является бизнес. Без контроля даже в многомиллионной компании может не хватать свободных средств для совершения платежей.
3. Работа с покупателями по постоплате
   Наиболее надёжные покупатели – крупные торговые сети и государственные учреждения. У них сложная система распределения бюджета, поэтому они готовы расплачиваться с поставщиками только на своих условиях: раз в 30-60 дней, раз в квартал или вовсе в конце календарного года. Для небольших предпринимателей такие условия создают ряд проблем. Нужно вложить большие средства, чтобы удерживать бизнес на плаву до получения платежа или найти дополнительные источники дохода. В ином случае – кассового разрыва не избежать.
4. Несвоевременная оплата от дебиторов
   Договорённость с клиентами об удобных условиях постоплаты не исключает возможности неполучения платежа. Нехватка средств у клиента, банкротство его компании, задержка перевода банком или недобросовестность и хитрость вашего контрагента – если вы не учли эти риски, то ваша компания остаётся нестабильной и кассовый разрыв может произойти в любой момент.
5. Сезонность бизнеса
   Труднее всего избегать нехватки средств компаниям, которые не имеют прибыли вне сезона. Без чёткого плана и жёсткого контроля расходов сезонный бизнес точно уйдёт в минус. Даже если всё рассчитано до копейки, то непредвиденные траты всё равно могут нарушить баланс. Повышение арендной платы, внезапная поломка оборудования, рост цен на сырье – без финансовой подушки риск кассового разрыва очень велик.

Формула и пример расчёта кассового разрыва

Чтобы подтвердить или опровергнуть наличие кассового разрыва достаточно сложить остаток средств в кассе на начало периода и поступления за период, а затем вычесть все расходы в этом же периоде. Если остаток денежных средств на конец периода отрицательный – у вас возник кассовый разрыв.

Пример расчёта, выявляющего кассовый разрыв:

Если нет конкретного дня для совершения всех расходных операций (например, раз в неделю), то расчёт необходимо производить ежедневно. На примере видно, что в четверг у компании не будет достаточной суммы на счёте, чтобы оплатить все обязательные расходы. Считая итог за неделю, а не за день, мы бы не заметили кассовый разрыв.

Что делать, чтобы избежать кассового разрыва

Чтобы предотвратить проблемы, связанные с временной неплатёжеспособностью, компании уделяют внимание эффективному управлению оборотным капиталом, планируют бюджет и работают над долгосрочной финансовой стратегией. Это позволяет им взять под контроль свои финансовые ресурсы и реагировать на проблемы вовремя.

Экстренные меры для профилактики кассового разрыва

Кассовый разрыв случился или вот-вот случится? Реагируйте, а не паникуйте. Ваша задача – временно сократить расходы, минимизировать последствия и найти срочное финансирование.

Правильные решения

• Отказ от необязательных трат. Первым делом необходимо провести анализ расходов и исключить/урезать маловажные. К ним относятся затраты на корпоративы, представительские расходы, «плюшки» для сотрудников и пр.
• Заморозка второстепенных расходов. Траты на стратегические задачи (повышение квалификации, закупка нового оборудования и пр.) не стоит исключать полностью, но их можно отложить до момента стабилизации.
• Информирование заинтересованных лиц. Иногда достаточно просто обсудить проблему с сотрудниками и контрагентами, чтобы найти выход. Объявлять о переносе выплат премий или просить отсрочку платежа неприятно, но некритично.
• Финансирование из внутренних источников. Закрыть кассовый разрыв можно личными средствами собственников бизнеса – эта мера не рассматривается, как постоянная, но в непредвиденной ситуации может стать единственным верным решением, которое можно принять быстро.

Неправильные решения

• Повышение цен. Кассовый разрыв – внутренняя проблема, которая не должна решаться за счёт других. Резкое и необоснованное повышение может отпугнуть клиентов и усугубить ситуацию.
• Продажа имущества. Оборудование, техника, недвижимость – это активы. Продавая их, вы снижаете ликвидность компании и ослабляете производство. Кроме того, в спешке появляется риск продажи по заниженной цене.
• Срочный займ под %. Решая проблему нехватки денег с помощью кредита сегодня, вы создаёте дополнительные расходы в будущем. Кроме того, условия срочного кредитования вряд ли будут выгодными.
• Распродажа. Снижение цен наверняка поможет экстренно нарастить продажи, но непродуманная ценовая политика может сильно дестабилизировать бизнес.

Проактивные меры для профилактики кассового разрыва

Хотите предотвратить возможность возникновения кассового разрыва в будущем? Ваша задача – минимизировать риски и построить бизнес-модель, исключающую нехватку оборотного капитала.

• Грамотное финансовое планирование. Контроль всех денежных потоков – это основа стабильности. Следите за деньгами, учитывайте все фактические и планируемые операции в одном месте – так вы увидите кассовый разрыв заранее и успеете принять необходимые меры для выхода из кризисной ситуации без ущерба.
• Комфортный график платежей. По традиции большинство выплат приходится на первые числа месяца. Достаточно договориться о смене даты ежемесячных платежей, чтобы существенно снизить нагрузку и избежать разрыва платежей.
• Современные инструменты для сбора данных и контроля финансов. Планирование и учёт доходов и расходов намного нагляднее вести в электронном виде – в Excel или специальном сервисе, поддерживающем платёжный календарь. Так вы сможете не только фиксировать траты, но и ранжировать их по приоритету, видеть статистику по каждой категории и заблаговременно прогнозировать нехватку средств.
• Электронный документооборот. Автоматизация процесса создания и обмена закрывающими документами позволяет в разы ускорить поступление оплаты от клиента. Система управления электронными документами также позволяет наглядно увидеть проблемы с обратным откликом и оплатой счетов.
• Качественное управление дебиторской задолженностью. Поступления нужно не только контролировать. Чтобы предотвратить разрыв платежей, ими надо управлять. Нет ничего плохого в том, чтобы регулярно напоминать контрагентам об их задолженности и принимать активные меры для своевременного получения заработанных денег.
• Привлечение консультантов. Если у руководства компании нет уверенности, что бухгалтерия принимает все необходимые меры для предотвращения кассовых разрывов, стоит привлечь сторонних экспертов для анализа и поиска решений.

Финансовые инструменты для покрытия кассового разрыва: кредитные продукты и факторинг

Обеспечение стабильности в финансах – первое, что должен сделать предприниматель.

Внешнее финансирование – надёжный метод предотвращения и устранения кассовых разрывов для компании любого размера. Своевременное получение средств от финансовых организаций поддерживает объём оборотного капитала на регулярной основе – это помогает добиться стабильности, когда внутренние инструменты не помогают.

В качестве постоянной поддержки бизнеса лучше всего подходят:

• овердрафт – автоматическое кредитование на сумму списания при нехватке средств на счету в рамках установленного лимита;
• кредитная линия – быстрое кредитование по запросу на нужную вам сумму в рамках одобренного лимита;
• факторинг – финансирование на сумму поставки товаров/оказания услуг под уступку дебиторской задолженности.

Какой способ поддержки выбрать? Зависит от бизнес-модели. Если вы продаёте товары и услуги юридическим лицам на условиях отсрочки платежа, факторинг – то, что вам нужно.

Попробуйте факторинг и получите деньги сразу после поставки

Залог не требуется
На что тратить — решаете сами

Подробнее

В факторинг входит не только своевременное финансирование сразу после отгрузки товара в размере до 100% от стоимости поставки, но и сопутствующие услуги: проверка дебиторов, контроль и управление дебиторской задолженностью, снижение рисков неоплаты. Используя факторинг, вы можете давать покупателям комфортную отсрочку без вреда для бизнеса.

Ещё один плюс: в отличие от кредитных продуктов, факторинг не отображается на балансе компании, как финансовое обязательство и не снижает ликвидность. Деньги, которые вы получили от фактора, расцениваются как доход компании.

Сделайте первый шаг к стабильности – заполните заявку на факторинг и забудьте о кассовых разрывах. Предложение подходит для производителей и поставщиков из всех регионов РФ.