Руководитель не всегда сам работает с электронными торговыми площадками (ЭТП): часть задач он поручает сотрудникам. Раньше для этого была нужна электронная подпись (ЭП) организации и доверенность в бумажном виде. Однако с 1 сентября 2024 года правила изменились: теперь сотруднику требуется собственная квалифицированная электронная подпись (КЭП) и оформленная на его имя машиночитаемая доверенность (МЧД). Рассмотрим, что это такое, для чего используется и дадим инструкцию по оформлению.
Машиночитаемая доверенность подтверждает, что у работника компании есть право действовать от ее имени. Она формируется в XML-формате: для прочтения потребуется программа.
Форма и содержание документа утверждены приказами Минцифры РФ №857 и №858. В нем указывают:
Доверенность потребуется каждому сотруднику, который работает на ЭТП: без нее невозможно подавать заявки и подписывать контракты. Правовой статус у нее такой же, как и у бумажной. Отличие только в том, что программы быстрее распознают суть электронного документа.
Есть несколько видов МЧД. Формат зависит от того, в каких торгах компания хочет участвовать.
Чтобы исключить отказ при подаче заявки, важно изучить требования необходимой площадки на официальных информационных каналах и уточнить информацию в чате службы поддержки. Например, для участия в закупках города Москвы потребуется стандартная МЧД для Портала поставщиков (по форме 003).
Оформить доверенность может руководитель и сотрудник, у которого есть на это права.
В системе предусмотрены три роли:
Вот инструкция, как оформить документ в ЕИС:
Сведения о правах сотрудника система размещает в ЕРУЗ — Едином реестре участников закупок. В базу ЕРУЗ поступают сведения обо всех компаниях, ИП и физлицах, которые участвуют в муниципальных и госзакупках по 44-ФЗ.
Задавать срок действия доверенности лучше вручную. Если этого не сделать, она будет действительна один год (автоматического продления нет).
После оформления доверенность попадает в реестр ЕИС и становится доступной для всех федеральных ЭТП. Загружать ее на площадки не потребуется: система сама передает сведения в общую базу.
Рассмотрим, как это работает на практике. Допустим, компания планирует участие в тендере. Чтобы подать заявку, специалисту нужно зайти в личный кабинет площадки, заполнить форму и подписать ее своей КЭП. Затем ЭТП обращается к реестру и проверяет, есть ли у этого работника право на подачу заявок. Если есть, документ принимается и передается заказчику.
Далее заказчик рассматривает поступившие заявки, определяет победителя и формирует проект контракта на поставку товаров, выполнение работ или оказание услуг, который направляет поставщику через ЕИС. Уполномоченный сотрудник компании-поставщика подписывает проект КЭП. Затем система снова проверяет полномочия пользователя: если есть право на подписание контрактов, документ передается заказчику.
После завершения процедуры сведения о контракте автоматически фиксируются в ЕИС.
Если человек больше не работает в компании, выданная ранее доверенность продолжает действовать. Чтобы ограничить доступ раньше установленного срока, документ необходимо отозвать в той же программе или системе, где оформляли.
Сделать это может руководитель или администратор. Для этого необходимо:
После выполнения этих шагов документ утрачивает силу, и человек теряет доступ к предоставленным полномочиям.
После оформления МЧД компания может работать на площадках: участвовать в торгах, подписывать контракты, исполнять обязательства по договорам. Чтобы не ждать оплату неделями, можно воспользоваться факторингом: в таком случае поставщик получает деньги сразу после отгрузки, а заказчик платит в обычные сроки. Это помогает быстрее вернуть вложенные средства и без перерывов продолжать участие в новых закупках.
Подобрать подходящий вид факторинга.
Залог не требуется
На что тратить — решаете сами
